Архивная система “Доклиб”
О решении:
Система "Доклиб" предназначена для автоматизации работы с архивными документами, учета сведений о документах, предоставления доступа к электронным копиям и документам, содержащим в том числе коммерческую тайну и персональные данные
Использование архивной системы “Доклиб” направлено на повышение эффективности деятельности компании за счет:
- Реализации единых правил управления и учета документов
- Реализации контроля за поступлением и возвратом документов
- Централизации в электронном каталоге данных о документах и файлов электронных копий
- Предоставления доступа к электронным документам работникам других подразделений, филиалов организации
- Информационной поддержки процессов архивного хранения
Эффекты от внедрения решения
- Значительное сокращение времени поиска нужных документов
- Обеспечение защищенности и безопасности документов
- Исключение многократного копирования и дублирования документов
- Освобождение площадей, используемых для хранения бумажных документов
- Разграничение прав доступа к электронным документам организации
- Упрощение обмена информацией с удаленными подразделениями и филиалами.
Преимущества Системы:
- Гибкая настройка без привлечения разработки. Создание пользователями любых видов документов в Системе, настройка структуры документации (проектной, конструкторской и т.д).
- Отсутствие ограничений на типы хранимых документов. Загрузка файлов любого формата и размера. (Размер ограничивается только параметрами файловой системы)
- Удобная поисковая система. Атрибутивный поиск по любым реквизитам карточек документа, включая полнотекстовый поиск по тексту прикрепленных файлов. Возможность формировать специальные подборки документов.
- Иерархическое хранение данных. Обеспечение сложных структур хранения документов, настройка связей документов с ключевыми бизнес объектами (дело, оборудование, здание, проект, и т.д)
- Разграничение прав доступа. Надежное хранение документов с разделением прав доступа по ролям.
- Широкие возможности развития системы Легкое масштабирование, за счет архитектуры системы. Возможность интеграции с любыми сторонними системами с помощью открытого API (Интеграция с AD, Системами распознавания и поточного сканирования документов и т.д.).
Основные функции Системы:
Архив документов:
- Регистрация в Системе как электронных, так и отсканированных документов организации.
- Хранение информации о документе в виде карточки с необходимыми реквизитами.
- Ведение информации по экземплярам документа: информация о местоположении, состоянии документа и тд.
- Гибкая настройка типов документов, с возможностью добавления атрибутов любых типов данных.
- Массовая загрузка файлов, с отложенной регистрацией карточек документов
- Настраиваемая иерархическая структура папок для хранения документов / файлов.
Поисковые возможности:
- Поиск по словам, словосочетаниям в текстовых документах. Возможность указать критерий поиска - точное совпадение или поиск с учётом словоформ.
- Формирование поисковых запросов по всем возможным реквизитам (или их сочетанию) карточки документа, файла и других объектов Системы.
- Поиск с указанием логических операторов: И, ИЛИ, КРОМЕ.
- Настройка состава реквизитов документов, выводимых в таблице результатов поиска.
- Сохранение, просмотр сохраненных поисковых запросов.
Кафедра документов
- Просмотр (скан-образов) документов базовых офисных и графических форматов: MS Office, pdf
- Масштабирование, полистный просмотр, переход к нужной странице
- Сравнение двух документов (страниц одного документа)
- Добавление документов в избранное
- Просмотр ранее открытых документов
- Поиск по тексту в режиме просмотра документа
Каталог объектов документирования:
- Поиск документации по ключевым бизнес объектам
- Конструктор типов объекта
- Настройка структуры объектов Системы
- Настройка структуры документации администраторами Системы
- Ведение аудита событий
Права доступа:
- Ограничение доступа к определенным видам документов;
- Ограничение доступа к папке различным группам пользователей или конкретному пользователю, создание личных папок
- Ограничение доступа к каталогам системы
- Ведение каталога пользователей и групп пользователей
Материалы для скачивания:
Рус
